In deze blog laten we zien hoe eenvoudig het is om onze integratie voor Salesforce te gebruiken.

Hoe een document elektronisch te ondertekenen vanuit Salesforce

Handmatige processen vertragen je en zijn vatbaar voor fouten.
Frequent schakelen tussen applicaties en papieren werk kan leiden tot zoekgeraakte documenten, onvolledige informatie en fouten bij gegevensinvoer.

De vooraf gebouwde eSignature-integratie van Onespan & Ondertekenverzoek voor Salesforce verhogen de productiviteit van medewerkers door je in staat te stellen ondertekeningsprocessen rechtstreeks vanuit Salesforce te starten.
Zodra documenten elektronisch zijn ondertekend, worden ze automatisch opgeslagen in de opportunity, wat de werklast vermindert en je administratie, naleving en auditmogelijkheden versterkt.

Hier is hoe het werkt in een paar eenvoudige stappen:

• De verkoper maakt een nieuwe opportunity in Salesforce.

• Ze voegen alle documenten toe die door de klant moeten worden ingevuld en ondertekend.

• De verkoper voegt de contactgegevens van de ondertekenaar toe aan de opportunity.

• Vervolgens werkt de verkoper de status van de opportunity bij naar de fase “Proposal”, wat automatisch het ondertekeningsproces initieert (als klant van Ondertekenverzoek kun je bepalen welke fase het ondertekeningsproces activeert).

• De overeenkomst wordt dan naar de opgegeven contacten gestuurd in de opportunity.

• Ondertekenaars ontvangen een e-mailmelding waarin ze worden gevraagd het document te ondertekenen.- Ze openen het document veilig en ondertekenen het digitaal.

• Zodra alle vereiste handtekeningen zijn vastgelegd, wordt het document automatisch teruggestuurd naar Salesforce en opgeslagen binnen die opportunity.

Dit automatische documentbeheer elimineert de noodzaak voor handmatig uploaden en zorgt ervoor dat alle ondertekende documenten veilig worden opgeslagen in Salesforce.

Ondertekende documenten zijn beschikbaar als bijlagen direct in de opportunity. De bijlage bestaat uit het ondertekende document en het bewijsrapport. Het bewijsrapport geeft een gedetailleerd overzicht van het volledige ondertekeningsproces. Je organisatie kan het volledige ondertekeningsproces auditen, inclusief wie het document heeft ondertekend, wanneer het is ondertekend en eventuele wijzigingen die zijn aangebracht.

De opportunity voorbereiden

Verkopers kunnen een bestaande opportunity in Salesforce gebruiken of een nieuwe creëren.
Allereerst uploadt de verkoper het document dat een elektronische handtekening vereist naar de opportunity.

Vervolgens voegt de verkoper de contactgegevens van de ondertekenaar toe aan Salesforce. Als het contact nog niet bestaat, moeten ze het aanmaken. Als het contact al in Salesforce staat, moet de verkoper het aan de opportunity toevoegen en er een rol aan toewijzen.

Het onderteken proces starten
Daarna werkt de verkoper de status van de opportunity bij naar de fase / stage “Proposal”, wat automatisch het ondertekeningsproces initieert.
Als klant van Ondertekenverzoek kun je bepalen welke fase / stage het ondertekeningsproces activeert.

Digitale handtekeningen verzamelen

De overeenkomst wordt vervolgens naar de opgegeven contacten in de opportunity gestuurd. Ondertekenaars ontvangen een e-mailmelding waarin ze worden gevraagd het document te ondertekenen. Ze openen het document veilig en ondertekenen het digitaal.

Ondertekende documenten opslaan

Zodra alle vereiste handtekeningen zijn vastgelegd, wordt het document automatisch teruggestuurd naar Salesforce en opgeslagen binnen die opportunity.

Ondertekende documenten zijn beschikbaar als bijlagen direct in de opportunity.

De bijlage bestaat uit het ondertekende document en de ingebedde audit trail. De audit trail biedt een gedetailleerd overzicht van het volledige ondertekeningsproces.