De drie niveaus van een elektronische handtekening
eIDAS onderscheidt drie niveaus. Ze zijn alle drie rechtsgeldig; het verschil zit in de bewijskracht en in hoe streng de identiteit van de ondertekenaar wordt vastgesteld.
| Niveau | Identiteitscontrole | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Gewone elektronische handtekening | Geen aanvullende controle | Interne akkoorden, documenten met laag risico |
| Geavanceerd (AES) | E-mail, sms-code of eHerkenning, met certificaat en verzegeling | Offertes, contracten, arbeidsovereenkomsten, opdrachtbevestigingen |
| Gekwalificeerd (QES) | Strenge verificatie via een erkende vertrouwensdienstverlener | Notariële stukken, vastgoed, overheid, hoge financiële belangen |
Zo verloopt een ondertekenverzoek
- 1Document klaarzettenUpload het document of verstuur het direct vanuit je eigen software, zoals Exact, BaseNet, Reconi of 123Boeken.
- 2Ondertekenaars en niveau kiezenZet de ontvangers erbij en bepaal per ondertekenaar of AES volstaat of dat QES vereist is. Eventueel voeg je sms-verificatie toe.
- 3VersturenDe ontvanger krijgt een e-mail met een link. Er is geen account, app of installatie nodig.
- 4Ondertekend document terugZodra iedereen heeft getekend, ontvangen alle partijen het ondertekende document met de audit trail als bewijs.
Wat kost digitaal ondertekenen?
Bij Ondertekenverzoek betaal je een vast abonnement in plaats van een prijs per gebruiker: vanaf € 12,- per maand bij jaarbetaling, inclusief een aantal transacties. Eén transactie is één envelop — een document of set documenten naar alle ondertekenaars, ongeacht het aantal ondertekenaars.
Extra's zoals sms-verificatie, QES en eHerkenning koop je per transactie of als bundel bij. Je kunt 14 dagen gratis proberen zonder creditcard.
Uit de praktijk: een accountantskantoor
Een accountantskantoor verstuurde jaarrekeningen en aangiften eerst per post of als los pdf-bestand ter ondertekening. Sinds de koppeling met Exact Fiscaal & Jaarrekening gaat het verzoek direct vanuit het dossier de deur uit en komt het getekende stuk met audit trail terug in hetzelfde dossier — zonder printen, scannen of nabellen.
Veelgestelde vragen
Is digitaal ondertekenen rechtsgeldig?
Ja. Onder eIDAS-verordening 910/2014 is een elektronische handtekening rechtsgeldig in de hele EU. Een gekwalificeerde handtekening (QES) is juridisch gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening; de geavanceerde handtekening (AES) heeft sterke bewijskracht en volstaat voor de meeste zakelijke documenten.
Heeft de ondertekenaar een account nodig?
Nee. De ondertekenaar krijgt een e-mail met een link en tekent direct in de browser, zonder account, app of installatie.
Hoe bewijs ik achteraf dat er getekend is?
Bij elk ondertekend document hoort een audit trail met tijdstip, e-mailadres, IP-gegevens en de gebruikte verificatiemethode. Het document wordt verzegeld, zodat latere wijzigingen aantoonbaar zijn.
