Digitaal ondertekenen vanuit BaseNet, AFAS en Exact: zo koppel je jouw software

Je koppelt je CRM- of ERP-systeem, zoals BaseNet, AFAS of Exact, aan een dienst voor digitaal ondertekenen via een ingebouwde standaardkoppeling of een API. Met een directe koppeling verstuur je documenten direct vanuit je klantdossier, waarna het getekende bestand inclusief bewijsrapport automatisch op de juiste plek wordt opgeslagen. Dit elimineert het handmatig downloaden en uploaden van contracten of jaarrekeningen.

Voor veel kantoren in de juridische dienstverlening, accountancy en HR is documentbeheer een tijdrovend proces. Het opstellen van een document in de eigen bedrijfssoftware, dit exporteren als PDF, inloggen in een apart portaal voor digitaal ondertekenen, en het uiteindelijke resultaat weer handmatig terugplaatsen in het klantdossier, kost onnodig veel tijd. Bovendien vergroot het de kans op menselijke fouten. Door gebruik te maken van een software koppeling voor digitaal ondertekenen, stroomlijn je dit proces aanzienlijk. In dit artikel bespreken we hoe deze integraties in de praktijk werken binnen het Nederlandse softwarelandschap.

Hoe koppel ik mijn CRM-systeem aan een dienst voor digitaal ondertekenen?

Het koppelen van een CRM-systeem aan een ondertekenplatform gebeurt doorgaans op twee manieren: via een bestaande (native) integratie of via een Application Programming Interface (API). Welke methode je kiest, hangt af van de software die je gebruikt en de mate van maatwerk die jouw proces vereist.

Bij een native integratie hebben de ontwikkelaars van het ondertekenplatform en de CRM-leverancier al samengewerkt om een naadloze verbinding te bouwen. Je hoeft dan vaak alleen maar je systemen te autoriseren (bijvoorbeeld door in te loggen of een unieke sleutel in te voeren) om de koppeling te activeren. Ondertekenverzoek biedt bijvoorbeeld koppelingen met meer dan 50 applicaties, waaronder veelgebruikte Nederlandse pakketten zoals BaseNet, Exact Fiscaal & Jaarrekening, AFAS en 123boeken. Zodra de koppeling actief is, verschijnt er vaak een directe 'Verstuur voor ondertekening'-knop binnen de interface van je vertrouwde CRM- of ERP-pakket.

Het grootste voordeel van deze methode is dat het geen technische kennis vereist. Het inrichten duurt doorgaans slechts enkele minuten. Zodra de koppeling staat, wordt de gehele documentenstroom geautomatiseerd. Wanneer een cliënt of werknemer tekent, detecteert de koppeling dit en wordt het ondertekende document, samen met het cryptografisch verzegelde bewijsrapport, direct teruggeschoten naar het juiste dossier in jouw CRM.

Kan ik vanuit BaseNet of AFAS direct ondertekenverzoeken versturen?

Ja, het is mogelijk om direct vanuit pakketten als BaseNet en AFAS ondertekenverzoeken te versturen, mits je gebruikmaakt van een ondertekendienst die deze specifieke systemen ondersteunt. Voor verschillende sectoren biedt dit specifieke voordelen.

Binnen de advocatuur is BaseNet een veelgebruikt pakket. De koppeling met BaseNet stelt advocaten in staat om opdrachtbevestigingen, medische machtigingen of convenanten direct vanuit het cliëntendossier te versturen. Dit wordt veel gebruikt in rechtsgebieden zoals letselschade en familierecht. Omdat de ontvanger geen account hoeft aan te maken of een app hoeft te installeren, kan er direct vanuit de browser getekend worden. Het getekende document en het bijbehorende bewijsrapport komen vervolgens automatisch en veilig terug in het BaseNet-dossier. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat de audittrail, die geaccepteerd wordt door de rechtbank, direct op de juiste plek is gearchiveerd.

Voor HR-afdelingen en brede zakelijke dienstverlening die met AFAS werken, geldt een vergelijkbare efficiëntieslag. Arbeidsovereenkomsten, SLA's of verwerkersovereenkomsten kunnen direct vanuit de softwareomgeving naar de medewerker of klant worden gestuurd. Het platform van Ondertekenverzoek ondersteunt hierbij de geavanceerde handtekening (AES) standaard bij elke transactie. Dit handtekeningniveau is gekoppeld aan de ondertekenaar en is uitermate geschikt voor HR-documenten en contracten. Het automatiseren van deze stroom zorgt ervoor dat HR-professionals direct inzicht hebben in de status van een document, zonder de AFAS-omgeving te hoeven verlaten.

Hoe werkt de integratie van digitaal ondertekenen met Exact Fiscaal & Jaarrekening?

In de accountancy gelden strenge eisen rondom het accorderen en ondertekenen van documenten, zeker wanneer het gaat om fiscale stukken en jaarrekeningen. De integratie tussen een ondertekendienst en Exact Fiscaal & Jaarrekening is specifiek ontworpen om dit goedkeuringsproces te versnellen en veiliger te maken.

Zonder koppeling moet een accountant de jaarrekening exporteren, uploaden naar een portaal, de klant handmatig uitnodigen, en na ondertekening het document weer downloaden en archiveren. Met een directe koppeling gebeurt dit met één druk op de knop vanuit Exact. De cliënt ontvangt een e-mail, verifieert zich (bijvoorbeeld via een extra sms-code of eHerkenning, afhankelijk van het ingestelde veiligheidsniveau) en tekent het document. Vervolgens stroomt de ondertekende jaarrekening direct terug in het dossier van de cliënt binnen Exact. Dit reduceert de doorlooptijd aanzienlijk; processen die voorheen dagen of weken duurden, kunnen nu in minuten worden afgerond.

Voor specifieke accountantsverklaringen en uitwisselingen in XBRL binnen het SBR-domein, is er bovendien een ontwikkeling gaande. Vanaf Q3 2026 biedt Ondertekenverzoek de SBR Assurance handtekening aan, toepasbaar wanneer binnen de keten jaarrekeningen digitaal ondertekend en aangeboden moeten worden aan de KVK en Digipoort. Tot die tijd (en voor reguliere stukken) volstaan de geavanceerde (AES) en, waar extra zekerheid nodig is, gekwalificeerde (QES) handtekeningen die reeds beschikbaar zijn.

Wanneer heb ik een API nodig voor documentautomatisering?

Hoewel standaard integraties voor veel kantoren voldoen, zijn er situaties waarin een API (Application Programming Interface) vereist is. Een API stelt twee verschillende softwareprogramma's in staat om met elkaar te communiceren op basis van programmeercode. Je hebt een API nodig in de volgende scenario's:

• Maatwerk software: Jouw organisatie maakt gebruik van een zelfgebouwd systeem of een niche-applicatie waarvoor geen standaardkoppeling bestaat.
• Complexe workflows: Je wilt niet alleen documenten versturen, maar de verzending laten afhangen van specifieke triggers in je systeem. Bijvoorbeeld: pas als een klant in het CRM de status 'Akkoord' krijgt en een betaling heeft gedaan, mag het definitieve contract ter ondertekening worden verstuurd.
• White-labeling en eigen flows: Je wilt het ondertekenproces volledig inbouwen in een eigen klantenportaal of app, zonder dat de gebruiker doorheeft dat er op de achtergrond een externe dienst wordt gebruikt.
• Hoge volumes: Bij tienduizenden transacties per maand wil je het proces vaak tot op de milliseconde optimaliseren en de data exact op jouw manier verwerken.

Ondertekenverzoek biedt een API met uitgebreide documentatie, zodat ontwikkelaars de documentenstromen precies zo kunnen inrichten als de organisatie vereist. Het gebruik van een API vereist echter wel inzet van een developer of een IT-partner, in tegenstelling tot de kant-en-klare CRM-integraties.

Verschillen tussen een Standaard Integratie en een API

Veiligheid en rechtsgeldigheid bij geautomatiseerd ondertekenen

Of je nu een document verstuurt via een webportaal, een standaardkoppeling of een API, de juridische status van de handtekening blijft hetzelfde. Binnen de Europese Unie wordt dit gereguleerd door de eIDAS-verordening (EU-verordening 910/2014). Een digitale ondertekening via Ondertekenverzoek is een rechtsgeldige elektronische handtekening onder deze verordening en wordt erkend in de EU/EER en in ruim 60 landen daarbuiten.

Bij elk ondertekend document wordt een bewijsrapport gegenereerd. Dit rapport is cruciaal wanneer een handtekening ooit betwist zou worden. Het toont precies wie er ondertekende, gekoppeld aan het e-mailadres dat de uitnodiging ontving. Ook bevat het de onafhankelijke tijdstempel, het gebruikte IP-adres, de verificatiemethode en de documenthash (SHA-256). Na ondertekening wordt het document cryptografisch verzegeld; elke wijziging daarna wordt zichtbaar gemeld in PDF-readers zoals Adobe Acrobat, mede dankzij het AATL-vertrouwde certificaat.

Het platform van Ondertekenverzoek ondersteunt alle eIDAS handtekeningniveaus. De geavanceerde handtekening (AES) is standaard en onbeperkt inbegrepen bij elke transactie. Mocht de situatie vragen om juridische zekerheid die gelijkwaardig is aan een natte handtekening—zoals bij notariële volmachten of specifieke vastgoedprocessen—dan kan er gekozen worden voor de gekwalificeerde handtekening (QES). Deze is beschikbaar in alle abonnementen en wordt per gebruik afgerekend. Verder is de omgeving veilig en gecontroleerd; het platform is ISO27001, SOC2 Type II en FedRAMP gecertificeerd, en de data wordt opgeslagen in de EU.

Optimaliseer je werkproces vandaag nog

Het handmatig verwerken van documenten past niet meer bij de efficiëntie die moderne kantoren nastreven. Door je bestaande software te koppelen, verander je een proces van weken in een proces van minuten. Of je nu werkt vanuit BaseNet in de advocatuur, AFAS gebruikt voor HR, Exact inzet voor je accountancy, of een compleet eigen systeem hebt gebouwd rondom een API; de technologie is beschikbaar om dit naadloos te stroomlijnen.

Wil je ontdekken hoe eenvoudig digitaal ondertekenen vanuit jouw eigen software kan zijn? Verken de mogelijkheden en probeer de functies zelf uit. Je kunt starten met een proefperiode van 14 dagen, zonder dat er een creditcard nodig is en zonder verkoopgesprekken. Kijk voor meer informatie over abonnementen en functionaliteiten op de website van Ondertekenverzoek.

Veelgestelde vragen

Hoe koppel ik mijn CRM-systeem aan een dienst voor digitaal ondertekenen?

Dit kan via een bestaande native integratie of via een API. Bij een native integratie, zoals met BaseNet of AFAS, hoef je vaak alleen de software te autoriseren, waarna je documenten met één druk op de knop vanuit je CRM kunt versturen.

Kan ik vanuit BaseNet of AFAS direct ondertekenverzoeken versturen?

Ja, als je gebruikmaakt van een platform zoals Ondertekenverzoek dat deze systemen ondersteunt. Je verstuurt documenten direct vanuit het dossier of de persoonskaart, en het getekende bestand keert automatisch terug op de juiste plek.

Hoe werkt de integratie van digitaal ondertekenen met Exact Fiscaal & Jaarrekening?

Met een koppeling stuur je jaarrekeningen direct ter goedkeuring en ondertekening naar de cliënt. Na verificatie en accordering door de cliënt wordt het ondertekende document veilig en automatisch teruggestuurd naar het Exact-dossier.

Wanneer heb ik een API nodig voor documentautomatisering?

Je hebt een API nodig wanneer je maatwerk software gebruikt, zeer complexe workflows wilt inrichten met specifieke triggers, of wanneer je het ondertekenproces volledig white-label wilt integreren in je eigen app of portaal.

Blijft een document rechtsgeldig als ik het via een API of integratie verstuur?

Ja, de manier van verzenden heeft geen invloed op de juridische geldigheid. De ondertekening voldoet aan de Europese eIDAS-verordening, waarbij na ondertekening het document cryptografisch wordt verzegeld en voorzien van een bewijsrapport.