Met Ondertekenverzoek is het ondertekenen van een document heel eenvoudig.
Bekijk hier binnen 1 minuut hoe je een document uploadt, opmaakt met de juiste handtekening, verstuurt en ondertekent.
Bekijk hier in een uitgebreide demo hoe je documenten rechtsgeldig opmaakt vanaf je dashboard met de verschillende velden, een grafische handtekening zet, herinnering verstuurt, volgorde van ondertekening bepaalt en nog veel meer!
Wist je dat je een gepersonaliseerde handgeschreven handtekening kunt maken in Ondertekenverzoek? Met jouw eigen account heb je de mogelijkheid om je handgeschreven handtekening te maken en op te slaan in je accountprofiel. Bovendien kun je jouw opgeslagen handtekening eenvoudig hergebruiken zonder dat je elke keer dat je een document moet ondertekenen een handgeschreven handtekening hoeft te maken.
Je kunt eenvoudig toegang krijgen tot de verschillende handtekeningsoorten door met de muis op het handtekeningveld te gaan staan en aan de rechterkant van je dashboard de soort te kiezen. Kies de optie voor het vastleggen van handtekeningen van jouw keuze en verzend jouw document voor ondertekening! Met Ondertekenverzoek kun je kiezen voor een grafische handtekening, een klikhandtekening of initialen.
In sommige situaties moet de afzender velden aan het document toevoegen die door de ondertekenaar worden gevraagd. Met Ondertekenverzoek kun je dit doen door velden, zoals tekstvelden en selectievakjes, op jouw documenten te plaatsen. Ook kun je een ondertekenaar vragen een bijlage toe te voegen aan het document. Denk bijvoorbeeld aan een kopie van je identiteitskaart, paspoort of rijbewijs.
Documenten in een transactie kunnen op hetzelfde apparaat worden ondertekend door meerdere ondertekenaars. Het document hoeft dus niet eerst verstuurd te worden voordat het ondertekend wordt. Denk bijvoorbeeld aan situaties waar je op locatie met de persoon of personen bent die op dat moment een document willen tekenen. Bijvoorbeeld een makelaar die een koopakte wil laten tekenen of een HR-medewerker die het arbeidscontract wil laten tekenen door de werknemer. Dit wordt ‘persoonlijke ondertekening’ genoemd.
Er zijn momenten waarop een ondertekenaar zich afmeldt voor het ondertekenverzoek of weigert de documenten te ondertekenen. Als een document wordt geweigerd, dan dient deze persoon een reden van weigering op te geven.
Layouts zijn geweldig wanneer je documenten met meerdere pagina’s ter ondertekening moet verzenden. Ondertekenverzoek biedt layouts waarmee je de documenten voor elektronische handtekeningen die je vaak gebruikt, kunt automatiseren. Het verschil tussen sjablonen en layouts is dat layouts toegepast kunnen worden op een nieuw document. Er komt als het ware een overlay over het geüploade document die aangeeft waar de handtekeningen en velden moeten komen. Een sjabloon of template is een vast document die je regelmatig wilt versturen. Denk bijvoorbeeld aan SEP- machtigingen en vaststellingsovereenkomsten.
Soms kan het nodig zijn om de ondertekenaar extra te authenticeren. Met de functie ‘Verificatiemethode’ kan een afzender verschillende opties instellen voor het verifiëren van de ondertekenaar. Ondertekenverzoek heeft standaard de mogelijkheid om te verifiëren via SMS, e-mail en ‘vraag & antwoord’. De optie voor beroepscertificaten (bijv. PKI-certificaten) en IDIN staan voor 2022 op de planning om uitgerold te worden.
Een geweldige en tijdbesparende optie is het gebruik van sjablonen en templates, vooral wanneer er een aantal documenten moet worden ondertekend door een aantal ontvangers. Met sjablonen & templates kun je ondertekenaars, documenten, handtekeninglocaties en workflows vooraf definiëren. Je kunt ook handtekeningvakken en tekstvelden instellen om tijd te besparen voor die documenten of contracten die je regelmatig ter ondertekening moet verzenden. Met sjablonen heb je ook de mogelijkheid om bulkverzendingen te doen of vaste URL’s te gebruiken om templates te starten.
Met tekstankers kun je het proces voor elektronische handtekeningen verder automatiseren door automatisch handtekeningen en velden in uw documenten te plaatsen. De tekstankers zet je standaard vooraf in bijvoorbeeld je Word-document. Ondertekenverzoek analyseert het document bij het uploaden op tekstankers en vervangt elk anker door de juiste handtekeningen of velden.
Je kunt eenvoudig ondertekenen vanaf je mobiele telefoon of tablet. Het scherm past zich automatisch aan de juiste grootte aan. Voor het plaatsen van je handtekening kun je het gehele scherm gebruiken om de handtekening te zetten. Als je een eigen account hebt, kun je ook gebruik maken van de Ondertekenverzoekapp. Deze is beschikbaar voor IOS en Android.
Gebruikers van Ondertekenverzoek hebben de mogelijkheid om herinneringen te verzenden en een vervaldatum in te stellen voor het ondertekenen van transacties.
Documentzichtbaarheid is een functie waarmee je kunt kiezen welke documenten je ontvangers kunnen bekijken en ondertekenen bij een transactie. Je kunt individuele documenttoegang toewijzen in een enkele transactie met meerdere documenten, in plaats van dat je voor elke ontvanger afzonderlijke transacties moet aanmaken.
Groepsondertekening is een geweldige functie waarmee je een transactie naar een vooraf gedefinieerde groep gebruikers kunt sturen. Elk lid van de groep kan het document openen en elektronisch ondertekenen namens de hele groep. De HR-afdeling wil bijvoorbeeld interne ondertekengroepen maken binnen hun organisatie. Hierdoor kan de groep de verantwoordelijkheid delen voor het goedkeuren en ondertekenen van documenten, zodat documenten tijdig worden voltooid.
Bulkverzending biedt je de mogelijkheid om het verzenden van documenten naar een groot aantal ontvangers te automatiseren, zodat je geen afzonderlijke transacties voor elke ondertekenaar hoeft aan te maken en te verzenden.
FastTrack (of snelle URL’s) is een krachtige functie in Ondertekenverzoek waarmee je snel documenttemplates voor ondertekening kunt verzenden. De FastTrackfunctie biedt je een URL die rechtstreeks naar de ondertekenaar kan worden verzonden, die doorverwijst naar de ondertekeningsessie van Ondertekenverzoek.
Met deze functie kan een gebruiker de toegang tot zijn Ondertekenverzoektransacties toekennen aan één of meer andere gebruikers op zijn account.
Ondertekenverzoek biedt de flexibiliteit om meerdere regels te maken om velden in verschillende scenario’s te activeren. Met ‘Voorwaardelijke velden’ kun je dynamische documenten maken met behulp van voorwaardelijke logica voor je ondertekenworkflow, zodat je bij het maken van transacties de mogelijkheid hebt om voorwaarden te configureren voor het in- of uitschakelen van velden op basis van de reacties van de ondertekenaar op andere velden.